Adoptado 16 de abril de 2026. La copia oficial es los estatutos firmados (PDF); si esta página y la copia firmada alguna vez difieren, la copia firmada rige.
Artículo I — Mills River Elementary School PTO
Sección 1.01. Nombre
El nombre de la organización será Mills River Elementary School Parent Teacher Organization (PTO).
Sección 1.02. Artículos de Organización
El PTO existe a discreción de la Directora/o Principal de Mills River Elementary School. El PTO existe como una organización no incorporada de sus miembros, u organización incorporada si la organización llegara a incorporarse. Sus artículos de organización comprenden estos estatutos, o según se enmienden de conformidad con los términos a continuación. En ausencia de artículos de organización separados, los estatutos se considerarán los artículos de organización. En caso de cualquier conflicto entre estos estatutos y los artículos de organización, estos estatutos regirán. La Directora/o Principal de la escuela tendrá autoridad final en todos los asuntos.
Sección 1.03. Propósito
El propósito del PTO es promover y mejorar la experiencia educativa y el bienestar general de los estudiantes que asisten a Mills River Elementary School fomentando la comunicación, cooperación y colaboración entre padres, maestros, personal y la comunidad. El PTO fomentará una atmósfera positiva y solidaria para mejorar las experiencias educativas y extracurriculares de los estudiantes. El PTO no buscará dirigir las actividades administrativas de la escuela ni controlar sus políticas.
Sección 1.04. Alcance
El PTO participará en los siguientes servicios: actividades sociales y académicas, comunicación y recaudación de fondos. Se proporcionará apoyo financiero a programas de maestros y estudiantes no cubiertos por el Distrito de Escuelas Públicas del Condado de Henderson. El PTO fomentará la participación de padres, maestros y comunidad y cooperará con la administración de la escuela para mejorar las oportunidades educativas.
Sección 1.05. Disolución
El PTO puede ser disuelto siempre que se dé aviso de al menos treinta (30) días de la votación de disolución prevista en una reunión programada a todos los miembros y una supermayoría (2/3) de un quórum de miembros presentes en la reunión programada vote a favor de la disolución del PTO. Si el PTO se disuelve, todos los activos, incluyendo pero no limitado a efectivo y equipo, serán entregados a Mills River Elementary School en forma de activos líquidos y/o no líquidos.
Artículo II — Membresía
Sección 2.01. Calificaciones
La membresía de PTO está abierta a todos los padres, tutores u otras personas asociadas con un niño inscrito y asistiendo a Mills River Elementary School. Los miembros del personal docente con licencia también serán considerados miembros votantes de PTO. La membresía está abierta a estos individuos independientemente de raza, sexo, etnia, edad, género, religión, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, discapacidad, origen nacional, estatus económico y otros antecedentes diversos. El Director y Subdirector de Mills River Elementary School serán miembros no votantes y asesores de PTO.
Sección 2.02. Cuotas
La membresía de PTO no requiere pago de cuotas.
Sección 2.03. Plazo
El año de membresía se corresponderá con el año escolar.
Sección 2.04. Derechos y Responsabilidades
Los miembros tendrán derecho a asistir a reuniones y eventos patrocinados por PTO, recibir comunicación de PTO, servir en comités, y ser nominados y elegidos para cargos. Los miembros tendrán derecho a votar sobre cualquier moción presentada durante las Asambleas Generales de PTO, incluyendo pero no limitado a la elección de Oficiales, Miembros de Comités y la revisión y aprobación de enmiendas a estos estatutos.
Sección 2.05. Reuniones
Las asambleas generales de membresía de PTO se llevarán a cabo mensualmente durante el año académico. Las fechas se distribuirán a los miembros en la primera Asamblea General de PTO del año académico. Reuniones especiales pueden ser convocadas por el Presidente/a, la Junta Directiva, Presidentes/as de Comités o por solicitud escrita de cinco (5) miembros al Secretario/a. El objetivo de una Reunión Especial será anunciado y presentado a los miembros de PTO al menos diez (10) días antes de la reunión. Las reuniones pueden ser reprogramadas por causa a discreción del Presidente/a, Junta Directiva o Presidente/a de Comité y tales cambios serán comunicados a los miembros.
Sección 2.06. Quórum
Los miembros presentes en cualquier Asamblea General de PTO, siempre que al menos cinco (5) miembros estén presentes, constituirán un cuerpo votante para la transacción de negocios. Un quórum se define como cinco (5) miembros presentes. Si menos de cinco (5) miembros están presentes en una reunión, no se puede tomar ninguna medida. En su lugar, los asuntos presentados ante la Membresía serán discutidos y decididos por la Junta Directiva.
Sección 2.07. Reembolso
Los miembros servirán sin compensación con la excepción de que los gastos incurridos en la consecución de los negocios de PTO pueden ser reembolsados con documentación de acuerdo con las políticas financieras de PTO.
Artículo III — Junta Directiva
Sección 3.01. Definición
La Junta Directiva estará compuesta por los funcionarios electos de la organización.
Sección 3.02. Autoridad
Los asuntos, actividades y operación del PTO serán administrados por la Junta Directiva. La Junta Directiva realizará los negocios necesarios durante los intervalos entre las Asambleas Generales de los Miembros y otros negocios que puedan ser referidos a la Junta Directiva por los Miembros o estos estatutos. La Junta Directiva puede crear comisiones permanentes y especiales, aprobar los planes y trabajo de comisiones permanentes y especiales, preparar y presentar planes a los miembros para aprobación, y en general, conducir los negocios y actividades del PTO.
Sección 3.03. Reuniones
La Junta Directiva se reunirá según sea necesario y una vez durante el verano para prepararse para la primera Asamblea General y para conducir los asuntos de la organización. La Junta Directiva se reunirá en junio para la Reunión de Presupuesto del PTO de Verano.
Sección 3.04. Quórum
Un quórum de la Junta Directiva, para poder conducir negocios, estará compuesto por al menos tres (3) funcionarios presentes.
Sección 3.05. Acción Sin una Reunión
Cualquier acción requerida o permitida que sea tomada en una reunión de la Junta Directiva o de cualquier comisión puede ser tomada sin una reunión si todos los miembros de la Junta Directiva o comisión consienten por escrito para tomar la acción sin una reunión y para aprobar la acción específica. Tales consentimientos tendrán la misma fuerza y efecto que un voto unánime de la Junta Directiva o de la comisión.
Sección 3.06. Participación en Reunión por Medio de Reunión Virtual
Los miembros de la Junta Directiva pueden participar en una reunión usando una plataforma virtual o comunicaciones electrónicas similares, siempre que los miembros que participen en tal reunión puedan escucharse y entenderse mutuamente.
Sección 3.07. Reembolso
Los Funcionarios de la Junta Directiva servirán sin compensación con la excepción de que los gastos incurridos en el avance de los negocios del PTO tienen permiso de ser reembolsados con documentación de acuerdo con las políticas financieras del PTO.
Sección 3.08. Mejor Interés
Los Funcionarios de la Junta Directiva actuarán en el mejor interés del PTO y de los estudiantes de Mills River Elementary.
Sección 3.09. Remoción del Cargo
Un Funcionario de la Junta Directiva puede ser removido del cargo, en cualquier reunión regular o especial de los miembros por un voto de supermayoría de los miembros presentes (2/3), siempre que se haya dado un aviso de al menos quince (15) días de la remoción propuesta a los miembros, o alternativamente los miembros renuncien al aviso requerido.
Artículo IV — Oficiales y Elecciones
Sección 4.01. Oficiales
Los Oficiales de la Junta Ejecutiva de esta Organización incluirán un/a Presidente/a, un/a Vicepresidente/a, un/a Secretario/a y dos Tesoreros/as.
Sección 4.02. Calificaciones
Un Oficial debe tener un hijo/a actualmente inscrito/a en Mills River Elementary School o ser un/a miembro/a actual del personal de Mills River.
Sección 4.03. Comité Electoral y Nominaciones
A. El Comité Electoral estará compuesto por tres (3) o más miembros del PTO. Este comité comenzará a buscar nominados en marzo del año en el cual se elegirán los candidatos y desarrollará una lista de candidatos. Los candidatos serán anunciados a los miembros lo antes posible. Solo aquellos que hayan consentido servir serán elegibles para nominación por el comité.
B. El Comité Electoral elegirá un/a portavoz que reportará al Presidente/a y al Principal de Mills River Elementary School.
C. Los deberes del Comité Electoral incluyen identificar candidatos a través de auto-nominación y nominaciones escritas anónimas, proporcionar una lista escrita de candidatos a la Junta Ejecutiva, notificar a los miembros sobre la próxima elección y contar los votos emitidos para cada candidato.
D. Se desarrollará una boleta electoral para incluir nominaciones para cada puesto de la junta. Se notificará a los nominados y podrán declinar su nominación y serán removidos de la boleta.
E. Los miembros del PTO serán notificados por escrito de la elección al menos siete días antes de la votación.
Sección 4.04. Elección
A. Los Oficiales Ejecutivos serán elegidos en la Reunión General del PTO de abril del PTO por los miembros presentes.
B. Una nominación durante la reunión puede ser hecha desde el piso y agregada a la boleta.
C. La votación se realizará por boleta secreta.
D. La persona que reciba la mayoría de los votos para cada puesto se convertirá en el próximo oficial.
E. En caso de empate, la Junta Ejecutiva emitirá el voto decisivo.
F. Los Oficiales asumirán sus deberes oficiales el último día del año escolar actual siguiente a su elección o durante la última Reunión del PTO programada del año, lo que la Junta Ejecutiva elija.
Sección 4.05. Término
Los Oficiales Ejecutivos servirán un término de un año y pueden ser reelegidos. Las fechas de servicio de un Oficial Ejecutivo corresponden directamente con el año escolar. Un término se define como un año escolar, con Oficiales recién elegidos asumiendo sus deberes oficiales el último día del año escolar siguiente a su elección o durante la última Reunión del PTO programada del año, lo que la Junta Ejecutiva elija. Ningún Oficial debe ocupar más de una posición de Oficial Ejecutivo a la vez. Ningún miembro de la Junta Ejecutiva puede servir por más de tres (3) términos consecutivos en la misma posición. En el caso de que el PTO no llene una posición de la Junta Ejecutiva en la reunión del PTO de abril, el titular saliente del término que vence tercero o subsecuente puede ser votado en la misma oficina para un término subsecuente en la oficina por un año escolar adicional.
Sección 4.06. Enlace de Maestros
Además de los Oficiales Ejecutivos, habrá una posición que no tiene voto. El Principal de Mills River Elementary School designará esta posición. El Enlace de Maestros será un/a empleado/a de la escuela.
Sección 4.07. Vacantes
Si surge una vacante entre los oficiales, la Junta Ejecutiva puede votar para designar un/a reemplazo que sirva hasta la próxima elección. Si ocurre una vacante en la oficina de Presidente/a, el/la Vicepresidente/a llenará la posición por el término no vencido con la aprobación del Principal de la Escuela.
Artículo V — Deberes de los Oficiales Ejecutivos
Sección 5.01. Reuniones
A. Los Oficiales de la Junta Ejecutiva asistirán a las Reuniones de la Junta Ejecutiva Mills River PTO y a las Reuniones Generales Mills River PTO.
B. Se establecerá un presupuesto en la Reunión de Presupuesto PTO del verano y se presentará durante la primera Reunión General PTO del año académico. Se tomará una votación en esa primera Reunión General PTO regular del año para aceptar o enmendar el presupuesto propuesto por la Junta Ejecutiva.
Sección 5.02. Presidente
El Presidente será el oficial ejecutivo principal del PTO y, sujeto al control de la Junta Ejecutiva, supervisará y controlará en general todas las actividades de la organización. El Presidente será miembro de la Junta Ejecutiva y, cuando esté presente, presidirá todas las reuniones de la Junta Ejecutiva y todas las reuniones de Membresía General. El Presidente es miembro votante de la Junta Ejecutiva pero votará solo en caso de empate en una votación de la Membresía General.
El Presidente deberá:
- Ser miembro de todos los comités de la organización.
- Cooperar con el Director para mantener una relación de apoyo entre la escuela, el personal y el PTO.
- Servir como miembro del Equipo de Mejora Escolar (SIT), asistir a todas las reuniones SIT programadas regularmente según lo establecido por el Director, e informar al PTO sobre asuntos SIT.
- Proporcionar un resumen del informe de fin de año del año en el cargo al final de cada año escolar.
Sección 5.03. Vicepresidente
El Vicepresidente será un oficial de la Junta Ejecutiva y, en ausencia, renuncia o incapacidad del Presidente, realizará las funciones del Presidente. El Vicepresidente realizará tales otros deberes que le asigne el Presidente o la Junta Ejecutiva.
Sección 5.04. Secretario
El Secretario será un oficial de la Junta Ejecutiva. En caso de ausencia del Secretario de cualquier reunión, se designará a un Miembro PTO para tomar las actas.
El Secretario deberá:
- Mantener registros de asistencia y registrar, en forma permanente, todos los asuntos tratados en los procedimientos de la Membresía y la Junta Ejecutiva.
- Enviar una copia borrador de las actas para aprobación final a todos los Oficiales Ejecutivos para su aprobación dentro de dos semanas de la reunión anterior. Distribuir actas de la reunión PTO anterior, en o antes de la próxima reunión PTO programada regularmente.
- Crear una Agenda para cada Reunión General PTO.
- Notificar a los Miembros PTO de reuniones especiales convocadas por la Junta Ejecutiva cinco (5) días antes de tales reuniones. El Secretario distribuirá las actas a la Membresía PTO.
- Mantener un registro de las decisiones del Comité Ejecutivo tomadas fuera de las Reuniones de la Junta Ejecutiva y las Reuniones Generales PTO.
- Mantener una copia de los Estatutos PTO y la Membresía actual.
- Poner los Estatutos a disposición de cualquier Miembro o Personal de la Escuela si lo solicita. Proporcionar una copia de los Estatutos PTO a cada miembro de la Junta Ejecutiva recién elegido antes de su primera reunión en el cargo.
- Realizar tales otros deberes que le asigne el Presidente o la Junta Ejecutiva.
Sección 5.05. Tesorero 1
El Tesorero 1 será un oficial de la Junta Ejecutiva. Los Tesoreros son los custodios autorizados para tener supervisión de todos los fondos del PTO de conformidad con las políticas financieras del PTO. El Tesorero 1 organizará, documentará y registrará todas las actividades financieras. El Tesorero será diligente y concienzudo en asegurar que todos los fondos se reciban y gasten de conformidad con el propósito, estatutos y presupuesto del PTO. Los registros financieros pertenecen al PTO y deben estar disponibles para los otros Oficiales y Miembros si lo solicitan. El Tesorero 1 realizará tales otros deberes que le asigne el Presidente o la Junta Ejecutiva.
El Tesorero 1 deberá:
- Presentar un informe financiero de las colecciones y gastos y llamar la atención sobre cualquier artículo inusual en cada Reunión General PTO y reuniones de la Junta Ejecutiva.
- Proporcionar un estado financiero escrito Año Hasta la Fecha y anual en cada Reunión General PTO y preparar un informe final al cierre del año de conformidad con las políticas financieras del PTO. El informe y las cuentas pueden ser examinados anualmente por el personal de contabilidad de la Escuela Primaria Mills River y/o la Junta de Escuelas del Condado Henderson.
- Mantener un registro preciso de todos los recibos, desembolsos y otra información financiera pertinente en lo que respecta a eventos y compras patrocinados por el PTO.
Sección 5.06. Tesorero 2
El Tesorero 2 será un oficial de la Junta Ejecutiva. Los Tesoreros son los custodios autorizados para tener supervisión de todos los fondos del PTO de conformidad con las políticas financieras del PTO. El Tesorero 2 realizará tales otros deberes que le asigne el Presidente o la Junta Ejecutiva.
El Tesorero 2 deberá:
- Recibir todos los cheques presentados a Mills River Elementary School PTO.
- Contar y recibir todo el efectivo presentado a Mills River Elementary School PTO.
Sección 5.07. Enlace Docente
El Enlace Docente no es un oficial de la Junta Directiva pero actúa como asesor y sirve como enlace entre el personal de Mills River Elementary School y el PTO de Mills River Elementary School.
El Enlace Docente deberá:
- Asistir o enviar un representante a todas las reuniones de Membresía General del PTO.
- Ayudar a mantener líneas abiertas de comunicación entre padres y maestros.
- Ayudar a coordinar actividades patrocinadas por el PTO en el aula.
- Informar sobre actividades docentes actuales dentro de Mills River Elementary School.
- Informar a los maestros sobre actividades del PTO.
Artículo VI — Desarrollo de Comités y Responsabilidades
Sección 6.01. Establecimiento del Comité
La Junta Directiva puede establecer comités permanentes o ad-hoc según sea necesario para la operación efectiva del PTO. El propósito, composición y responsabilidades de cada comité deberán definirse claramente dentro de una resolución separada adoptada por la Junta Directiva.
Sección 6.02. Composición del Comité
A. Comités Permanentes: Los comités permanentes se establecerán por un período definido, típicamente un año, y se reconstituirán anualmente. El número de miembros para cada comité permanente será determinado según las necesidades específicas del proyecto.
B. Comités Ad-Hoc: Los comités ad-hoc se establecerán para una tarea o proyecto específico y serán disueltos una vez se complete esa tarea o proyecto. El tamaño de un comité ad-hoc será determinado según las necesidades específicas del proyecto.
Sección 6.03. Responsabilidades del Comité
Cada comité será asignado a un área específica de responsabilidad alineada con los objetivos generales del PTO.
Los deberes y autoridades de cada comité pueden incluir, pero no se limitan a:
- Investigar y proponer iniciativas
- Planificar y ejecutar eventos
- Recaudación de fondos y gestión presupuestaria
- Revisar y recomendar compras
- Mantener comunicación con partes interesadas específicas (por ejemplo, administración escolar, padres)
- Informar hallazgos y recomendaciones al PTO
Sección 6.04. Presidentes del Comité y Procedimientos
La Junta Directiva designará un Presidente para cada comité. El Presidente será responsable de dirigir las reuniones del comité, asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y enviar reportes oportunos al PTO. Cada comité puede establecer sus propios procedimientos operativos, que no deberán entrar en conflicto con estos estatutos. Estos procedimientos pueden abordar la frecuencia de reuniones, requisitos de quórum y procedimientos de votación.
Sección 6.05. Membresía del Comité
La membresía del comité estará abierta a todos los miembros del PTO. La Junta Directiva puede establecer calificaciones específicas o requisitos de experiencia para ciertos comités. Se espera que los miembros del comité asistan a las reuniones regularmente y contribuyan activamente al trabajo del comité.
Sección 6.06. Revisión y Enmienda
La Junta Directiva revisará periódicamente la efectividad de todos los comités y puede revisar la estructura del comité o las responsabilidades según sea necesario para servir mejor los intereses del PTO.
Artículo VII — Finanzas
Sección 7.01. Políticas
A. El PTO será no comercial, no sectario, no partidista y no político, y no respaldará una empresa comercial ni un candidato.
B. En caso de disolución del PTO, debido al cierre de la escuela o reorganización de grados, los activos monetarios netos del PTO serán distribuidos al Principal de Mills River Elementary School para uso general de la escuela, de conformidad con la Sección 1.05 anterior.
C. Los fondos del PTO pueden ser gastados en artículos, programas o eventos que beneficien directamente a los estudiantes de Mills River Elementary, incluyendo, pero no limitado a, tecnología y suministros, recursos informáticos, desarrollo profesional, parque infantil al aire libre y sendero, día de campo, fiesta de 5º grado, tienda escolar, gastos de recaudación de fondos, apreciación del personal, comunicaciones, Programa Leader in Me, Programa de Bicicletas, y gastos similares votados por la Junta Ejecutiva o miembros. Los fondos del PTO no serán utilizados para artículos, programas o eventos que no beneficien directamente a los estudiantes de Mills River Elementary School.
D. Las solicitudes monetarias especiales para artículos no presupuestados mayores a $50.00 deben ser presentadas a la Junta Ejecutiva para discusión y aprobación.
Sección 7.02. Comité de Solicitud de Compra
Un Comité de Solicitud de Compra será establecido anualmente por la Junta Ejecutiva. El Comité estará compuesto por al menos un (1) Tesorero de la Junta Ejecutiva y no menos de cuatro (4) otros Miembros del PTO. La Junta Ejecutiva será responsable de aprobar los miembros del comité y designar un Presidente.
Este Comité deberá:
- Coordinar el proceso para presentar solicitudes de compra por parte del personal de la escuela.
- Revisar y aprobar todas las solicitudes de compra presentadas por el personal de la escuela hasta un máximo de $999.99. Cualquier solicitud de compra que exceda $1,000.00 será remitida a la Junta Ejecutiva para una votación.
- Mantener un registro de todas las solicitudes de compra revisadas y actuadas.
Sección 7.03. Manejo y Desembolso de Efectivo
A. Personal Autorizado: Todo el efectivo y cheques recibidos en nombre del PTO serán manejados y contados únicamente por el siguiente personal autorizado:
- Tesorero 1
- Tesorero 2
B. Personal Autorizado Adicional: La Junta Ejecutiva puede, por votación de la mayoría, aprobar anualmente individuos adicionales para manejar y contar efectivo y cheques según sea necesario para la operación efectiva del PTO.
Sección 7.04. Préstamos
El PTO no hará préstamos a sus oficiales, miembros o ninguna otra entidad.
Sección 7.05. Contratos
Los oficiales de la Junta Ejecutiva, Presidentes de Comité y miembros no deberán celebrar un contrato en nombre del PTO sin aprobación previa de la Junta Ejecutiva.
Sección 7.06. Gastos y Reembolsos
A. Los reembolsos para todos los gastos serán realizados solo después de que los recibos de los gastos hayan sido documentados en el formulario de Reembolso de Solicitud de Compra y/o formularios de Gastos y firmados por el Presidente, Tesorero 1 y Principal de Mills River Elementary School. Estos formularios deberán ser presentados a un Tesorero dentro de 30 días de la compra o dentro de 30 días del cierre de un evento. Las solicitudes realizadas sin recibos en papel no serán procesadas para reembolsos. Todas las transacciones irán a través del contable de la escuela de Mills River antes de ser pagadas.
B. Un anticipo en efectivo para cubrir gastos antes de una compra debe ser documentado en detalle en el formulario de Solicitud de Cheque al menos cinco (5) días de anticipación. Todo dinero no utilizado y los recibos deben ser devueltos a un Tesorero inmediatamente después de la compra.
Sección 7.07. Banca
El Tesorero 2 deberá garantizar que todos los fondos del PTO sean depositados oportunamente a crédito de la organización al contable de la escuela. Todos los depósitos y desembolsos serán documentados por un recibo, una factura u otra documentación escrita. Los recibos numerados secuencialmente serán proporcionados, con una copia guardada, siempre que efectivo sea entregado o recaudado. Todos los depósitos y/o desembolsos deberán ser realizados lo antes posible después de la recepción de los fondos, normalmente diariamente, inmediatamente después de ser recibidos y contados.
Sección 7.08. Controles Financieros
La organización adoptará controles financieros apropiados para asegurar la integridad de sus fondos. Específicamente, sin limitación, la organización deberá mantener separación de controles financieros de modo que, mínimamente:
- Todos los gastos deben ser aprobados por la membresía mediante la aprobación de un presupuesto anual, o enmiendas al mismo, o ser aprobados por resolución separada de la Junta Ejecutiva.
- El Tesorero 1 deberá revisar y reconciliar los Reportes de Historial de Cuenta proporcionados por el gerente de datos mensualmente.
- Un comité de al menos dos (2) Miembros sin autoridad de aprobación de solicitud de compra deberá auditar anualmente todas las finanzas del PTO. Un miembro no deberá ser miembro de la Junta Ejecutiva. El Presidente deberá designar a estos dos (2) Miembros para auditar las finanzas del PTO en abril de cada año e informar a los miembros en mayo de cada año en la última reunión regularmente programada del año escolar.
Sección 7.09. Informe Financiero
El/La Tesorero/a 1 presentará un informe financiero en cada asamblea de miembros de la organización y preparará un informe final al cierre del año de acuerdo con las políticas financieras de la organización. El informe y las cuentas pueden ser examinados anualmente por el personal de contabilidad de Mills River Elementary School y/o la Junta de Escuelas del Condado de Henderson.
Sección 7.10. Año Fiscal
El año fiscal de la organización será del 1 de julio al 30 de junio de acuerdo con las leyes y políticas del Estado de Carolina del Norte y del Condado de Henderson.
Sección 7.11. Transferencia de Fondos
El PTO tendrá la capacidad de transferir fondos del año fiscal al siguiente año fiscal según lo recomendado por la Junta Ejecutiva y para el beneficio de Mills River Elementary School.
Sección 7.12. Retención de Registros Financieros
Todos los registros de la organización serán mantenidos y destruidos de acuerdo con la ley y las directrices estándar de retención de registros.
Artículo VIII — Comunicaciones
Sección 8.01. Propósito
El propósito de estas directrices de comunicación es asegurar una comunicación efectiva, consistente y oportuna entre la Junta Ejecutiva del PTO, sus miembros, la administración escolar y la comunidad en general. El PTO se esforzará por utilizar una variedad de métodos de comunicación para alcanzar a todos los miembros, reconociendo las necesidades y preferencias diversas de la comunidad escolar.
Sección 8.02. Portavoces Autorizados
- El/La Presidente/a será el/la portavoz principal del PTO.
- El/La Presidente/a y/o la Junta Ejecutiva pueden designar presidentes de comités u otros miembros para que actúen como portavoces en asuntos específicos, asegurando que todas las comunicaciones sean consistentes con las políticas y posiciones del PTO.
- Para asegurar mensajes consistentes, todas las comunicaciones externas del PTO están sujetas a la aprobación del/de la Presidente/a o del/de la Presidente/a de Comité responsable.
Sección 8.03. Canales de Comunicación
El PTO utilizará una variedad de canales de comunicación para alcanzar a sus miembros y a la comunidad en general, que incluyen, pero no se limitan a:
- Sitio Web: Un sitio web dedicado del PTO.
- Correo Electrónico: Actualizaciones regulares por correo electrónico a los miembros, incluyendo boletines, anuncios y recordatorios de reuniones.
- Redes Sociales: Cuentas oficiales de redes sociales del PTO (por ejemplo, Facebook e Instagram) para anuncios, promoción de eventos y participación comunitaria.
- Canales de Comunicación Escolar: Uso de canales de comunicación escolar existentes tales como:
- Boletines escolares
- Volantes enviados a casa con los estudiantes
- Sitio web/anuncios escolares
- Reuniones: Asambleas generales de miembros, reuniones de la Junta Ejecutiva y reuniones de comités.
- Teléfono: Llamadas telefónicas para comunicaciones urgentes o específicas.
- Correspondencia Escrita: Cartas formales o avisos, según sea necesario.
- Mensajes de Texto: (Si es apropiado y con consentimiento del miembro) para recordatorios o actualizaciones.
Sección 8.04. Comunicación por Correo Electrónico
El PTO mantendrá una lista de correo electrónico de miembros para comunicaciones oficiales del PTO.
- Anualmente, se les dará a los miembros la opción de suscribirse a la lista de correo electrónico, de acuerdo con las políticas del condado y la escuela.
- Toda la comunicación de correo electrónico del PTO debe realizarse a través de la dirección de correo electrónico del PTO, millsriverschoolpto@gmail.com.
- Los miembros del PTO no deben usar correo electrónico personal para conducir negocios oficiales del PTO o representar al PTO sin autorización.
Sección 8.05. Directrices de Contenido
- Todas las comunicaciones serán profesionales, respetuosas y basadas en hechos.
- Las comunicaciones se alinearán con los propósitos y políticas del PTO, como se describe en estos estatutos.
- El PTO se esforzará por proporcionar información precisa y oportuna respecto a las actividades, eventos e iniciativas del PTO.
- El sitio web y las cuentas de redes sociales del PTO serán monitoreados regularmente y actualizados frecuentemente.
- La información personal de miembros, estudiantes o personal será manejada con estricta confidencialidad y de acuerdo con las leyes de privacidad aplicables.
Sección 8.06. Pautas de Redes Sociales
La PTO reconoce el valor de las plataformas de redes sociales para facilitar la comunicación, fomentar la comunidad y promover eventos e iniciativas de la PTO. Estas pautas tienen como objetivo garantizar el uso responsable y ético de las redes sociales por parte de los miembros de la PTO que representan a la organización.
- Plataformas Autorizadas y Representantes
- La PTO mantendrá cuentas oficiales de redes sociales en plataformas aprobadas por la Junta Directiva (por ejemplo, Facebook e Instagram).
- Los oficiales de la PTO designados o voluntarios, según lo designe y apruebe la Junta Directiva, estarán autorizados para administrar y publicar en las cuentas oficiales de redes sociales de la PTO.
- Estos representantes designados deberán adherirse a estas pautas y actuar de conformidad con la misión y los valores de la PTO.
- Pautas de Contenido
- Todo el contenido publicado en las cuentas oficiales de redes sociales de la PTO debe ser preciso, respetuoso y relevante para la misión y las actividades de la PTO.
- Las publicaciones deben promover eventos escolares, iniciativas de la PTO, oportunidades de voluntariado y noticias positivas de la escuela.
- El contenido debe evitar ataques personales, declaraciones difamatorias o información confidencial sobre estudiantes, personal o familias.
- Las publicaciones deben cumplir con las leyes aplicables, incluidas las regulaciones de derechos de autor y privacidad.
- Se prohíbe la publicidad comercial o los respaldos a menos que sean explícitamente aprobados por la Junta Directiva y de conformidad con las políticas de la PTO.
- Las publicaciones deben reflejarse positivamente en la escuela y la PTO, promoviendo un ambiente acogedor e inclusivo.
- Al compartir contenido de fuentes externas, asegúrate de que la información provenga de fuentes creíbles y confiables.
- Moderación y Respuesta
- Los representantes designados monitorearán las cuentas de redes sociales regularmente y abordarán los comentarios o consultas de manera oportuna y profesional.
- Los comentarios inapropiados u ofensivos serán removidos u ocultados, y el usuario puede ser bloqueado de la cuenta.
- Los temas sensibles o controvertidos deben abordarse offline, y los usuarios deben ser dirigidos a contactar al oficial de la PTO o administrador escolar correspondiente.
- Cualquier queja o preocupación relacionada con el contenido de las redes sociales debe ser reportada al Presidente/a de la PTO y/o a la Junta Directiva.
- Uso Personal de Redes Sociales
- Al identificarse como miembro de la PTO en redes sociales personales, los miembros deben aclarar que sus opiniones son personales y no necesariamente representan la postura oficial de la PTO.
- Los miembros de la PTO se abstendrán de publicar información privada sobre estudiantes o personal escolar en redes sociales personales.
- Los miembros de la PTO no deben usar redes sociales personales para conducir negocios oficiales de la PTO o representar a la PTO sin autorización.
- Capacitación y Educación
- La PTO proporcionará capacitación y recursos a los representantes designados sobre las mejores prácticas de redes sociales y estas pautas, si es necesario.
- La PTO revisará y actualizará periódicamente estas pautas para reflejar cambios en las tendencias de redes sociales y las mejores prácticas.
- Cumplimiento
- Las violaciones de estas pautas pueden resultar en la remoción de privilegios de publicación, según lo determine la Junta Directiva.
- La Junta Directiva tendrá la autoridad para interpretar y hacer cumplir estas pautas.
Nota: Estas pautas están destinadas a complementar, no a reemplazar, las políticas escolares existentes y/o las leyes aplicables.
Sección 8.07. Accesibilidad del Idioma
La PTO hará esfuerzos para garantizar que las comunicaciones sean accesibles para todos los miembros, incluidos aquellos sin dominio del inglés. Esto puede incluir proporcionar traducciones de documentos clave o utilizar métodos de comunicación multilingües.
Sección 8.08. Fotografía y Consentimiento de Medios
La PTO garantizará que cualquier fotografía o video de estudiante(s) utilizado en una publicación o canal de comunicación se realice de conformidad con los permisos de consentimiento de medios obtenidos por la escuela.
Sección 8.09. Gestión del Sitio Web
La PTO designará a un miembro responsable de mantener el sitio web de la PTO, asegurando que la información sea actual, precisa y accesible. El sitio web será revisado regularmente para garantizar la precisión y actualizado según sea necesario.
Artículo VIIII — Conflictos de Interés
Sección 9.01. Existencia de Conflicto, Divulgación
Los Oficiales y Miembros de PTO deben abstenerse de cualquier acción o actividad que perjudique, o parezca perjudicar, su objetividad en el desempeño de sus funciones en nombre del PTO. Puede existir un conflicto de interés cuando el interés o los intereses directos, personales, financieros u otros de cualquier Oficial o Miembro compiten o parecen competir con los intereses de la organización. Si surge algún conflicto de interés de este tipo, la persona interesada deberá señalarlo a la Junta Ejecutiva para su resolución. Si el conflicto se relaciona con un asunto que requiere acción de la junta, dicha persona no votará sobre el asunto. Cuando exista duda sobre si existe algún conflicto de interés, el asunto será resuelto mediante una votación de la Junta Ejecutiva, excluyendo a la persona que sea objeto del posible conflicto.
Sección 9.02. No Participación en la Votación
La persona que tenga un conflicto no participará en la deliberación final ni en la decisión relativa al asunto en consideración y se retirará de la sala en la que se reúna la Junta Ejecutiva. Sin embargo, se le podrá permitir a la persona proporcionar a la Junta Ejecutiva toda la información pertinente.
Sección 9.03. Actas de la Reunión
Las actas de la reunión de la Junta Ejecutiva reflejarán que el conflicto fue divulgado, y que la persona interesada no estuvo presente durante la discusión final ni la votación, y que no votó sobre el asunto.
Sección 9.04. Revisión Anual
Se proporcionará una copia de esta divulgación de conflicto de interés a cada Oficial y Miembro que actualmente preste servicio al PTO, o que en el futuro se asocie con el PTO. Esta política se revisará anualmente para información y orientación de los Oficiales y Miembros, y se informará a los nuevos Oficiales y Miembros sobre la política al asumir las funciones de sus cargos.
Artículo X — Indemnización
Todo Oficial y Miembro del PTO podrá ser indemnizado, si es aprobado por la mayoría de los Miembros de la Junta y con la aprobación de la administración escolar, por el PTO contra toda pérdida, costo, gasto y responsabilidad, incluyendo honorarios de abogados, razonablemente incurridos o impuestos a dichos Oficiales o Miembro en relación con cualquier acción, demanda o procedimiento amenazado, pendiente o concluido en el cual el Oficial o Miembro pueda ser incluido como parte o pueda verse involucrado en razón de que el Oficial o Miembro sea o haya sido Oficial o Miembro del PTO. Cualquier acción o acuerdo de dicha acción podrá considerarse para indemnización bajo esta sección a menos que la acción, demanda o procedimiento haya surgido de la acción u omisión del Oficial o Miembro por negligencia, negligencia grave, mala conducta, actos u omisiones con intención fraudulenta o criminal, o incumplimiento del deber fiduciario en el desempeño de las funciones del Oficial o Miembro. Siempre que, sin embargo, en caso de un acuerdo o resolución de la acción, la indemnización aquí establecida se aplicará únicamente cuando la Junta Ejecutiva apruebe dicho acuerdo o resolución y reembolso como siendo en el mejor interés del PTO. La indemnización anterior de los Oficiales y Miembros será adicional a, y no exclusiva de, todos los demás derechos a los que dicho Oficial o Miembro tenga derecho. La indemnización anterior de los Oficiales y Miembros no se aplicará en la medida en que las acciones o la conducta de cualquier Oficial o Miembro estén cubiertas por algún tipo de seguro, ya sea que se mantenga de forma personal, conjunta con o sin esta organización u otra persona. Ningún Oficial o Miembro será indemnizado si la Junta Ejecutiva determina que el Oficial o Miembro fue negligente en el desempeño de las funciones de su cargo conforme a estos estatutos con respecto al reclamo por el cual se solicita la indemnización. Dicha determinación será realizada por la mayoría de los Miembros de la Junta que no sean partes en ningún reclamo o acción legal, incluso si quienes votan son menos que un quórum.
Artículo XI — Enmiendas
Estos Estatutos pueden ser enmendados en cualquier reunión regular o especial de los miembros por voto de supermayoría (2/3) de los miembros presentes. Se debe dar aviso de al menos treinta (30) días de la intención de presentar enmiendas propuestas a los miembros antes de presentar enmiendas propuestas en una Reunión General. Solo después de la presentación de una enmienda propuesta en una Reunión General y el aviso inicial de 30 días, los miembros pueden votar sobre una enmienda propuesta en una reunión regular o especial subsecuente, que cumpla con los requisitos de aviso de las Secciones 2.05 y 5.01. Si menos de cinco (5) miembros están presentes en la reunión para votar sobre una enmienda propuesta, no se puede tomar ninguna acción. En su lugar, la votación sobre una enmienda propuesta será diferida hasta la próxima Reunión General. Las enmiendas entran en vigor inmediatamente después de la votación afirmativa a menos que se especifique lo contrario. El aviso de cualquiera de estas reuniones requeridas puede ser eximido en circunstancias especiales tales como una situación de emergencia, cumplimiento legal o por consentimiento unánime de los miembros, según lo determinen unánimemente la Junta Directiva, el Principal de la Escuela y el Enlace de Maestros.
Artículo XII — Adopción
Estos estatutos entrarán en vigor después de la aprobación del Principal de Mills River Elementary School y el voto de dos tercios de los miembros de PTO presentes en una reunión de Membresía General de PTO.
Aprobado y adoptado el 16 de abril de 2026.
La copia firmada del registro lleva las firmas manuscritas del Principal de Mills River Elementary y el Presidente/a de PTO, el nombre de la Secretaria/o de Acta, la fecha de adopción del 4/16/2026, y las firmas de los miembros que asistieron a esa Reunión General. Esas firmas no se reproducen aquí; aparecen en la copia firmada (PDF).